Abonnement
Kan een abonnement tussentijds worden aangepast?
Ja, dat kan. Als dat gevolgen heeft voor de tarieven worden die vanaf het moment van invoering aangepast.
Hoe kan het abonnement worden opgezegd?
Een abonnement loopt gelijk met het boekjaar van de vereniging en wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd. Drie maanden voor het einde van het boekjaar kan het abonnement worden opgezegd.
Begroting en financieel
We vinden een meerjarenonderhoudsplanning veel te duur en willen die niet op laten stellen?
De meerjarenonderhoudsplanning is niet verplicht. Het is wel verplicht om te reserveren voor onderhoud dat niet incidenteel of jaarlijks terugkomt. In de nieuwe wet (2017) moet minimaal per jaar een half procent van de herbouwwaarde (verzekerde waarde) worden gereserveerd. Deze reservering mag minder zijn als er meerjaren onderhoudsplanning is vastgesteld in de VvE vergadering.
Hoe weten we dat het geld van de VvE goed wordt beheerd?
VvE Digitaal opent altijd een rekening op naam van de VvE. Juridisch is de rekening dus eigendom van de VvE en beheert VvE Digitaal de bankrekening namens de VvE. Iedere VvE heeft de mogelijkheid om voor eigen rekening een kascontrole te laten uitvoeren. Dat kan door een van de eigenaren of de benoemde kascommissie, maar eventueel ook door een door u aangewezen accountant. Eigenaren en door een vereniging benoemde kascontrolecommissie of een accountant hebben altijd recht op inzage in de stukken van de VvE.
Is een bouwkundige keuring verplicht?
Een bouwkundige keuring is niet verplicht. Het is wel aan te bevelen jaarlijks of iedere twee jaar het gebouw goed na te kijken. Dit helpt bij het plannen van onderhoud.
We doen altijd al het onderhoud zelf, sparen niet en betalen het onderhoud als het wordt uitgevoerd. Mag dat?
Het is prettig als onderhoud in goed overleg gaat. Maar er moet volgens de wettelijke regels gereserveerd worden voor onderhoud. Zolang eigenaren het eens zijn gebeurd er niets omdat er ondanks de wettelijke regels geen maatregelen worden opgelegd door de wetgever. Zodra er onenigheid ontstaat in de VvE en iemand zoekt juridische steun, zal dit wel gevolgen hebben. Wat voorgeschreven is lees je bij de vragen over de meerjarige onderhoudsplanning.
Vorig jaar zijn de kozijnen vervangen, het dak en de gevels 2 jaar geleden. Moeten we toch reserveren?
De verplichte reservering is bedoeld om het toekomstige groot onderhoud mee te betalen, ongeacht of dit nu over 1 jaar of pas weer over 10 jaar plaatsvindt. Reserveren dus!
Wat voorgeschreven is lees je bij de vragen over de meerjarenonderhoudsplanning.
Beheer
Ik woon in de gemeente Den Haag. Waar vind ik meer informatie?
De Gemeente Den Haag heeft een website in het leven geroepen met specifieke informatie voor de VvE’s in Den Haag: www.onderhoudmetjeburen.nl
Is het verplicht om een actieve vereniging te hebben?
Alle verenigingen van eigenaren (VvE’s) moeten actief zijn. De wet bepaalt dat alle bestaande verenigingen van eigenaren (al sinds 2008) verplicht zijn om te sparen voor onderhoud een reservefonds aan te leggen en in stand te houden. Dit reservefonds is bedoeld om groot onderhoudswerkzaamheden mee te betalen.
Moeten alle leden een computer hebben?
Wel handig, maar niet noodzakelijk. Als er een lid is die niet over een PC beschikt, dan is er altijd wel een lid die bereid is om de VvE correspondentie uit te printen en af te geven.
Onze vereniging heeft 16 leden. Kan die ook via VVEdigitaal worden beheerd?
Bij verenigingen met meer dan 12 leden worden aanvragen per geval beoordeeld. Als de VvE voldoende heeft aan alleen administratief beheer kunnen ook grotere verenigingen baat hebben bij de digitale bestuurder. Neemt u gerust contact op!
Wat gebeurt er als we de VvE helemaal zelf beheren?
Als de vereniging zich aan de wettelijke verplichtingen houdt, kan zij zonder problemen door de leden zelf worden beheerd. Jaarlijkse dient u de Algemene Leden Vergadering te organiseren; binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar de financiële jaarstukken op te stellen. Verder dient u de maandelijkse bijdragen te incasseren.
Het risico voor kleine verenigingen is dat wanneer een bekwame bestuurder vertrekt er vaak geen opvolger is aan te wijzen.
Besluiten
Wat moeten we doen als een van de buren niet mee wil doen?
Een VvE is democratisch opgezet. De meerderheid kan een minderheid dwingen om mee te doen. Dit geldt voor alle verenigingsbesluiten inclusief het activeren van de vereniging, de keuze van de beheerder, de hoogte van de bijdrage, uitvoeren groot onderhoud. In de splitsingsakte dan wel in het bijbehorende reglement van iedere vereniging is vastgelegd met welk percentage van de stemmen gewone dan wel zware besluiten kunnen worden genomen. Overigens moet steeds de juiste procedure worden gevolgd en moeten eigenaren wel de gelegenheid krijgen hun stem uit te brengen.
Bestuur
Onze penningmeester is verhuisd en we kunnen niet bij de bankrekening. Wat nu?
Als de bankrekening op naam van de VvE staat kan dat niet gebeuren. De eigenaren kunnen dan besluiten een andere bestuurder te benoemen die gemachtigd wordt de bankrekening te beheren. Op het moment dat VvE Digitaal als bestuurder is aangesteld, kan dit soort problemen worden opgelost door in een ledenvergadering de volmacht te verstrekken aan VvE Digitaal. Zij kunnen ook de bankrekening opheffen en het saldo naar de nieuwe bankrekening over laten boeken In enkele gevallen kan een eventueel bestaande bankrekening behouden blijven, als deze kan worden gekoppeld aan het incasso- en beheersysteem van VvE Digitaal.
Kunnen we gebruik maken van VvE Digitaal als we al een bestuur hebben?
Ja, dat kan. Als het bestuur dat uit de leden wordt verkozen, vooral wil besturen, kan een VvE er voor kiezen om een externe beheerder aan te stellen. Deze professionele partij ondersteunt het bestuur. VvE Digitaal treedt dan op als extern beheerder en kan met goedkeuring van het bestuur een aantal taken zelfstandig uitvoeren.
Verplichtingen
Moeten we een gemeenschappelijke verzekering hebben?
In de akte van splitsing c.q. het bijbehorende modelreglement is meestal opgenomen dat het gebouw verzekerd moet zijn en dat de VvE een aansprakelijkheidsverzekering dient te hebben. Het is aan te bevelen om een gemeenschappelijke opstalverzekering af te sluiten. Die is meestal goedkoper en het risico dat de individuele verzekeringen niet alles dekken, of dat een van de eigenaren geen verzekering afsluit is daarmee weggenomen.
Moet een VVE zich ook bij de Kamer van Koophandel aanmelden?
Ja, het is wettelijk verplicht dat ook Verenigingen van Eigenaren zich in het handelsregister inschrijven. VvE Digitaal kan hier voor zorg dragen. De kosten van inschrijving, momenteel eenmalig € 50.-, zijn voor rekening van de vereniging.