Hoe werkt het?

Uitgebreide uitleg:

Stap 1: Uw vult het aanmeldformulier in.

Vul het aanmeld formulier geheel in. Dit is slechts een eenmalige actie zodat wij de administratie van de VvE volledig in kunnen richten. De gegevens van alle eigenaren zijn belangrijk voor het registreren van de eigenaren (vve leden). Bij een actieve VvE zijn deze gegevens noodzakelijk.

Stap 2: Handtekeningkaart, kopie ID en splitsingsakte opsturen.

Na het versturen van het aanmeldformulier ontvangt de contactpersoon een mail met de handtekeningkaart die door alle leden moeten worden getekend en gemaild of opgestuurd worden aan VvE Digitaal BV. Tevens wordt u verzocht de splitsingsakte en een kopie ID-bewijs van de contactpersoon te mailen of op te sturen.

Stap 3: VvE Digitaal activeert de VvE.

VvE Digitaal richt een administratie in voor de VvE en de leden ontvangen login codes waarmee ze toegang krijgen tot de digitale kluis.

Activeren van de VvE:

Bij wet moet de VvE actief zijn.

Een wetswijziging uit 2005 regelt dat alle verenigingen van eigenaren (VvE’s) moeten zijn geactiveerd: “slapende” verenigingen zijn niet langer toegestaan. De wet bepaalt dat alle bestaande verenigingen van eigenaren vanaf 1 mei 2008 verplicht zijn om een reservefonds aan te leggen en in stand te houden. Dit reservefonds is bedoeld om groot onderhoudswerkzaamheden mee te betalen.

Nieuwe wetgeving per 01-01-2017 geeft richtlijnen over het te vormen reservefonds. Het wordt verplicht jaarlijks 0,5 % van de herbouwwaarde te reserveren of te reserveren op basis van een door de VvE goedgekeurde meerjaren onderhoudsprognose.

Niet alle leden willen deelnemen:

Het kan zijn dat niet alle leden gehoor geven aan het activeren van de VvE. Als een lid geen gehoor geeft of geen medewerking wil verlenen is dat natuurlijk vervelend, maar het hoeft u niet te hinderen bij het activeren van de vereniging. Volgens goed democratisch gebruik kunnen met meerderheid van stemmen altijd besluiten worden genomen. Door het betreffende lid steeds op de hoogte te houden en bij de besluitvorming te betrekken wordt de kans vergroot dat ook dat lid uiteindelijk meewerkt met de in meerderheid genomen besluiten.

Algemene Leden Vergadering:

In een Algemene Leden Vergadering (ALV) dienen de leden van de VvE te besluiten dat VvE Digitaal BV de administratie van de VvE gaat voeren. Deze besluitvorming wordt vastgelegd in notulen van de vergadering.

U dient elk jaar met de VvE te vergaderen. In die vergadering neem u onder meer besluiten over de bijdragen aan de VvE, het sparen voor onderhoud en uitvoering van onderhoud.

Deze besluitvorming wordt vastgelegd in de notulen.

Notulen:

De notulen van de jaarlijkse vergadering zijn erg belangrijk. Daarin wordt vastgelegd wat er in de ALV besproken is zoals bijvoorbeeld de hoogte van de bijdrage van de leden aan de VvE en afspraken over onderhoud. Deze notulen vormen in feite een contract waarin de leden afspreken wat er in het lopende jaar en de komende jaren gaat gebeuren.

VvE Digitaal levert gratis een aantal standaarddocumenten, zoals een uitnodigingsbrief met een toelichting en concepten voor de agenda, een voorbeeld van de notulen van de ALV en een ontwerp voor een begroting voor het komende jaar.

Digitale kluis voor al uw stukken:

Als de VvE  actief is, krijgt elk lid codes waarmee u toegang heeft tot de digitale kluis.

De digitale kluis bevat bijvoorbeeld de splitsingsakte, het bijbehorende reglement, financiële jaarstukken, begroting en notulen. Ook bouwkundige rapportages, garantiebewijzen, bouwtekeningen en foto’s kunnen in de kluis worden opgeslagen. Als een appartement wordt verkocht is het gemakkelijk om de betrokken makelaars, taxateurs of notaris te informeren over de VvE.